Todos os dias centenas de empresas estão caindo na malha fina do time de auditoria da Microsoft.
Ano após ano a Microsoft tem refinado seus processos de auditoria de software para que possa alcançar empresas em todo o Brasil. Se a sua empresa ainda não passou por um processo como esse, se prepare pois passará em breve.
Recebi uma ligação da Microsoft, o que faço? Me jogo de uma ponte?
Calma! Receber uma ligação da Microsoft não é o fim do mundo.
Sim, existem punições previstas em lei para quem usa software irregular, mas esse primeiro “toque” da Microsoft ainda não vai te trazer maiores problemas se você seguir as dicas abaixo.
A primeira coisa que você precisa entender é que os processos de auditoria da Microsoft são comerciais, ou seja, o foco é que você compre o software.
Só haverá multa e processo judicial se você não seguir o processo corretamente.
Agora chega de papo e vamos as dicas!
Nunca minta em um processo de compliance da Microsoft
Já acompanhei muitos processos de auditoria junto com vários clientes e vi empresas sendo prejudicadas por esconder algo durante o processo.
Lembre-se, o foco final da Microsoft é que você se regularize. Então, esta é uma excelente oportunidade para que você resolva seus problemas.
Siga tudo que for solicitado pelo time de compliance. Preencha os documentos ou rode o software de inventário que eles pedirem e não esconda nada.
Ser sincero durante o processo irá demonstrar para o operador que está tratando do caso, que você tem boa fé e o deixará mais flexível a negociar concessões.
Cuidado com os prazos
Cumpra os prazos acordados para a entrega dos documentos que a Microsoft pedir. Se achar que não vai conseguir juntar o material solicitado no prazo acordado, envie um e-mail para o contato que está cuidado do processo de auditoria na Microsoft.
Sempre deixe claro o prazo que precisa para cumprir o que for solicitado pelo time de compliance.
Esteja sempre disponível
A pior coisa do mundo é quando você precisa muito falar com uma pessoa e ela nunca está disponível.
Agora pense na imagem que você passa para a Microsoft quando ela nunca consegue falar com você.
Estar disponível demonstrar que você quer resolver a situação e funciona do mesmo jeito que a primeira dica. Torna a negociação mais fácil.
Sempre deixe claro os seus limites
Um processo de auditoria da Microsoft geralmente é divido em 4 etapas, são elas:
- Levantamento do inventário de software;
- Envio das provas de licenciamento;
- Análise do GAP de licenciamento por parte da Microsoft;
- Prazo para compra das licenças faltantes;
Geralmente, a partir da segunda etapa, você já tem uma noção se a empresa tem algo irregular e se vai precisar comprar software para se regularizar.
Dependendo de como funciona o seu processo de compra, já comece o planejamento e avalie quanto tempo precisa para provisionar a verba e fechar a compra.
Já acione o seu revendedor autorizado Microsoft de sua preferência e peça para ele ver uma condição diferenciada para você.
Assim, quando a Microsoft enviar o relatório final da auditoria, você já vai ter seu processo de compra pronto, só precisando colocar o pedido em seu revendedor.
Se durante o processo de levantamento você identificar que o investimento necessário para se regularizar é maior do que o orçamento que a empresa dispõe, seja sincero com o responsável pela auditoria e negocie a possibilidade de parcelamento da compra.
Proponha comprar as licenças por etapas durante o ano. Obviamente não será uma negociação fácil, mas nos clientes que acompanhei todos obtiveram sucesso.
Envolva seu revendedor Microsoft desde o início
O licenciamento Microsoft é relativamente complexo. Por isso, sempre recomendo as empresas que já procurem um parceiro Microsoft com bom conhecimento em licenciamento para ajudá-lo a encontrar o melhor modelo de licenciamento.
Também é recomendável que você envolva seu parceiro de Licenciamento Microsoft no processo e informe a Microsoft qual revendedor você prefere comprar as licenças caso haja necessidade de compra.
Os motivos para isso são:
- Um parceiro com conhecimentos profundos de licenciamento Microsoft saberá te indicar as formas mais baratas de se regularizar;
- O parceiro poderá também intervir junto com o time da Microsoft, conseguindo condições mais flexíveis e prazos maiores para que possa atender a demanda solicitada pelo time de auditoria;
- A Microsoft costuma ser mais flexível quando há um parceiro apoiando o cliente.
Use a computação na nuvem para regularizar diminuir os custos
A Microsoft está com um foco muito grande em Cloud Computing, lançando vários produtos de SaaS, PaaS e IaaS.
Se você precisa regularizar Office, Exchange, Sharepoint, Windows Server ou SQL, pense em migrar para produtos como Office 365 e Azure.
Desta maneira você poderá trocar um investimento de milhares de dólares, para a contratação de um serviço com valor baixo.
E sim, a Microsoft aceita a regularização usando os seus produtos de Cloud desde que acordado desde o começo.
E aqui vale de novo a dica de não mentir lá do início do artigo. Só opte por Cloud se de fato for usar.
Já vi clientes que negociaram com a Microsoft regularizar o SQL com uma máquina virtual com SQL no Azure. A Microsoft aceitou, sem problemas.
Só que o cliente criou a conta no Azure e não criou a máquina virtual, não gerando nenhum consumo.
A Microsoft não é boba. Ela aceita que você se regularize com produtos de Cloud, mas audita se você realmente está consumindo. Se ela detectar que você agiu de má fé, ela reverte o processo e passa a exigir a compra das licenças.
Conclusão
Espero que com essas dicas seja mais fácil passar pelo processo de auditoria da Microsoft.